Направление претензии стороне договора, не желающей исполнять свои обязательства, – важная стадия досудебного разрешения спора, которую нередко недооценивают. Однако с учетом явных плюсов, которые можно извлечь из результатов ее проведения, этой стадией разрешения спора лучше не пренебрегать. И если в крупных компаниях претензионной работой нередко занимается специальный отдел, то индивидуальному предпринимателю не всегда бывает просто разобраться во всех нюансах.
В каких случаях стоит направлять претензию?Порядок досудебного урегулирования споров может быть предусмотрен как непосредственно законом, так и гражданско-правовым договором. Если такой порядок установлен, то согласно ст. 160, Хозяйственно-процессуального кодекса Республики Беларусь, п.1 Приложения к ХПК Республики Беларусь спор передается на разрешение хозяйственного суда только после соблюдения данного порядка. Таким образом, в этих случаях соблюдение претензионного порядка является обязательным. Однако на практике могут возникнуть и иные задачи, оказать помощь в решении которых может именно претензионная работа. Так, при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательства у стороны, чьи интересы нарушены, в большинстве случаев возникает необходимость в решении следующих задач:
- стимулировать контрагента исполнить нарушенное обязательство (как правило, именно на это надеются многие предприниматели, направляя претензию);
- продемонстрировать серьезность своих намерений по отношению к стороне, нарушившей обязательство (что бывает полезно, если контрагентов много и не все из них исполняют свои обязательства надлежащим образом);
- выяснить позицию контрагента по имеющемуся спорному вопросу.
Один из важных вопросов при подготовке претензии – в какой форме ее направлять. Пункт 1 Приложения к ХПК Республики Беларусь раскрывает понятие «претензия» в следующем контексте - письменное предложение о добровольном урегулировании спора, что подразумевает под собой обязательность соблюдения письменной формы. Письменная форма претензии подтвердит серьезность ваших намерений и может стать дополнительным стимулом для исполнения контрагентом своих договорных обязательств, а так же поможет зафиксировать просрочку контрагента.
Так, если в договоре не был определен срок для исполнения обязательства, то в соответствии со ст. 295 ГК Республики Беларусь обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня поступления письменного требования кредитора о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из акта законодательства, условий обязательства или существа обязательства. Наиболее надежной формой такого требования является именно письменная форма. Примером такого требования как раз может быть претензия. Для чего подобная фиксация необходима? Фиксация просрочки исполнения обязательства контрагентом имеет значение для определения момента, с которого начисляются пени.
Содержание досудебного требования (претензии)
Пункт 2 Приложения к ХПК Республики Беларусь определяет обязательные требования к оформлению претензии.
В претензии указываются:
- фамилия, собственное имя, отчество (наименование) заявителя претензии и лица (лиц), которому претензия предъявляется (получателя претензии), их место жительства (место пребывания) или место нахождения;
- дата предъявления претензии;
- обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;
- доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
- требования заявителя претензии со ссылкой на законодательство;
- сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;
- банковские реквизиты заявителя претензии (при их наличии);
- перечень документов, прилагаемых к претензии.
К претензии прилагаются копии документов, обосновывающие и подтверждающие предъявленные требования, либо выписки из них.
Порядок отправки досудебного требования (претензии)
Допустим, подготовлена письменная аргументированная претензия. Достаточно ли только отправить претензию или необходимо обязательно получить ответ контрагента?
Пунктом 4 Приложения к ХПК Республики Беларусь предусмотрено, что претензия подписывается заявителем претензии или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись.
Отправляя претензию почтой, предприниматель может столкнуться с тем, что его контрагент не находится по адресу доставки (либо существует реальная возможность такой ситуации). В этом случае можно рекомендовать отправить копии претензии по всем известным адресам контрагента: юридическому адресу, адресу, указанному в договоре, на бланках, на сайте в Интернете и др.
Получатель претензии в месячный срок со дня ее получения, если иной срок не установлен законодательством или договором, письменно уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.
Ответ на претензию подписывается получателем претензии или его представителем и направляется заявителю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись.
При частичном или полном отклонении претензии к ответу прилагаются копии документов, обосновывающие отклонение претензии.
Неполучение ответа на претензию в установленный пунктом 6 настоящего Приложения срок не препятствует обращению заявителя претензии в хозяйственный суд с иском в порядке, установленном настоящим Кодексом.
Подводя итог вышесказанному, хотелось бы дать еще один небольшой совет: перед тем как отправлять претензию, стоит провести небольшой внутренний аудит материалов по нарушенному договору и позаботиться о подписании важных документов (накладных, актов сверки и пр.), поскольку после предъявлении претензии вполне возможно, что контрагент откажется подписывать невыгодные для него документы. В том случае если все документы подписаны и доказательственная база с точки зрения возможного конфликта сформирована, можно смело направлять претензию.